Aprenda a cuidar sus documentos

El próximo 6 de junio, el Archivo Nacional festejará el Día Internacional de los Archivos, cuya fecha oficial es el 9 de ese mes.

El próximo 6 de junio, el Archivo Nacional festejará el Día Internacional de los Archivos, cuya fecha oficial es el 9 de ese mes. (Foto: cortesía del Archivo Nacional)

Con motivo del Día Internacional de los Archivos, el 9 de junio, el Archivo Nacional dará recomendaciones sobre cómo se pueden preservar y cuidar documentos como fotografías, libros, informes y otros materiales que requieren de una atención especial.

Evitar cometer errores básicos que puedan afectar a un documento que sea de relevancia para una familia, organización o, incluso, el Estado costarricense se puede lograr de forma sencilla.

En el 2007, el Consejo Internacional de Archivos creó su celebración mundial y escogió esa fecha porque este Consejo quedó constituido por la UNESCO el 9 de junio de 1948.

En el caso de Costa Rica, en el 2014 el festejo será el viernes 6 de junio y comprende varias actividades, entre ellas “el hospital de los recuerdos”; los costarricenses podrán llevar sus libros, fotografías y documentos de diversa índole y recibirán capacitación de cómo conservarlos mejor.

En relación con la importancia de la fecha, el Consejo Internacional de Archivos sostiene que los archivos “son un patrimonio cultural y una fuente de información de primera mano”.

De acuerdo con dicha organización, “el patrimonio archivístico representa un testimonio invaluable acerca del desarrollo económico, político, social y cultural de la humanidad”.

Una de las motivaciones de la promulgación del Día Internacional de los Archivos es que el público cambie la percepción sobre la utilidad de guardar los más diversos documentos y, a partir de ahí, crear una cultura distinta. “Hay que aumentar la visibilidad de los archivos en el ámbito mundial”, destaca el Consejo Internacional.

RECOMENDACIONES

Carlos Pacheco, experto y restaurador del Archivo Nacional, recomienda que los documentos nunca se coloquen en el piso porque al estar expuestos a un clima húmedo −como el de Costa Rica− a la larga termina por afectar la calidad del material.

Colocar los documentos en un lugar donde haya una adecuada ventilación es un punto determinante que el coleccionista debe tomar en cuenta. De igual manera, Pacheco añadió que si no hay ventilación natural en el lugar destinado a conservar los documentos es conveniente recurrir a un sistema artificial.

Otra de las prácticas que alude el experto es que los documentos, en especial los libros, deben estar libres de polvo. Para ello se pueden limpiar con un paño húmedo o con alcohol.

Además, precisó que reparar documentos con cinta adhesiva es una de las prácticas más nefastas, es un material inadecuado que termina por causar mayores daños.

“La cinta adhesiva es un producto artificial. Su goma es muy fuerte y produce daños irreversibles, entre ellos las manchas”, explicó.

Respecto a las fotografías, los álbumes que tienen goma tampoco son recomendables, dado que pueden terminar por dañarse. En ese sentido, existen tres maneras básicas de proceder con las fotos: guardarlas en papel seda, en sobres de papel o en un álbum, pero con imágenes totalmente separadas.

Entre las opciones actuales también está digitalizarlas, como un medio para asegurarse de que no se pierdan y tengan la posibilidad de una reproducción futura.

EL VALOR DE LOS DOCUMENTOS

El valor de los archivos va más allá de los intereses de investigadores y estudiosos de temas específicos. Por ejemplo, Ivannia Valverde, del Archivo Nacional, considera que las personas se relacionan más con los documentos de lo que en general creen.

De ahí que la celebración del Día Internacional de los Archivos pretenda un acercamiento con el público para que aprecie y reconozca del valor que tienen los miles de documentos que se conservan de forma oficial.

Paralelo a ello están las colecciones de documentos privados, que en su momento pueden llegar a tener una relevancia para efectos públicos.

Incluso, el Archivo Nacional, como parte de sus políticas, recibe documentos siempre que cumplan con los requisitos previamente establecidos por esta institución.

Para Valverde, “los archivos cumplen un papel fundamental en la administración pública en materia de transparencia, rendición de cuentas, seguridad jurídica, resguardo del patrimonio documental y acceso a la información”.

La celebración en el Archivo Nacional, ubicado en Zapote, será de 9 a.m. a 3 p.m. y los organizadores invitan a coleccionistas y aficionados a que hagan las consultas que requieran sobre cómo preservar mejor sus documentos.

También quienes tengan documentos que necesiten ser reparados, pueden llevarlos para que reciban recomendaciones de expertos de forma directa.

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