La propuesta del Artículo 2 del Reglamento del Sistema de Archivos Universitarios
– SAU – en consulta a la Comunidad Universitaria, define que los siguientes son los archivos universitarios: «Consejo Universitario, Rectoría, Vicerrectorías, Sistema de Estudios de Posgrado, Facultades, Sedes Regionales y Archivo Universitario «Rafael Obregón Loría». «Además, contempla el Archivo Musical de la Escuela de Artes Musicales y los archivos especiales que se creen en el futuro». (sic).
Nos parece que para que se cumplan las funciones de clasificación, orden, descripción y conservación de todos los archivos debe contarse, sobre todo, con personal capacitado y presupuesto adaptado a las nuevas tecnologías de captación de datos (multimedia) que hay que ejecutar para que haya apego de la transferencia informática exacta de los textos, imágenes, voces y otros que contempla que la información esté en condiciones físicas y ambientales adecuadas.
Creemos que es prioridad lo anterior para una gestión eficiente en el nivel institucional, nacional e internacional (red de redes) (Sistema Nacional de Archivos, Ley de Control interno de la Contraloría Universitaria y Nacional, Archivo Nacional, etc.) Es decir, deben quedar establecido con toda propiedad los alcances de largo, mediano y corto plazo para lograr una estructura compleja que vaya resolviendo la inmediatez, de rescatar lo existente, protegerlo y darle vida con el estudio adecuado.
Prima en el documento en consulta lo administrativo jerárquico, las vicerrectorías o la representación a dedo, más que lo técnico y serio. Hay evidencia de centralismo, o nombra la Rectoría o nombran las Vicerrectorías, las personas a cargo de dirigir o administrar lo esencial; estas dependencias no pueden dejar que trabajen los empíricos: especialistas en archivística y/o gente que estudie lo relacionado con los documentos históricos; estudiantes o profesores, o especialistas contratados, aunque no sean universitarios (los que saben mucho, pero nunca se preocuparon por obtener títulos. Lo que interesa es su eficiencia).
Por ello creemos que la integración de colaboradores empíricos, voluntarios incluidos en el Comité Institucional para seleccionar y eliminar documentos es de suma trascendencia, pues estas personas serían las que aporten sus criterios acerca de lo que se tiene que dejar como patrimonio o no; lo que también se puede lograr con estudiantes en proceso de formación y colaboradores de servicio indistintamente de las carreras que sigan o hayan seguido (egresados universitarios que nunca obtuvieron el título universitario), a pesar de haber obtenido su formación general básica. Pero el documento de marras para nada menciona a la Vicerrectoría de Vida Estudiantil para que esta entidad lo integre al proceso referido. Cuantificar el voluntariado, también es esencial en una obra de rescate de archivos. Ahí esperan con voz y llanto ser tomados en cuenta en el archivo y catalogación, las grabaciones que hicieron los próceres, por ejemplo, de la Universidad de Costa Rica, y que se encuentran destruyéndose por la humedad y abandono en las lúgubres y enmohecidas bodegas de la Radio Universidad, detrás de la Escuela de Arquitectura.
* Escuela de Estudios Generales
