La Universidad de Costa Rica inició el proceso de migración hacia el uso de Software Libre. Dicho cambio tecnológico obedece a las ventajas competitivas de dichas aplicaciones y el considerable ahorro que representa en la utilización de licencias libres. Todo esto bajo sustento normativo emanado de las disposiciones del Consejo Universitario, el cual declara de interés institucional el uso, investigación y promoción del Software Libre en la Universidad de Costa Rica (sesión 5574 del 13 de setiembre del 2011). Es importante indicar que en esta misma sesión se declara al formato de archivo digital ODF (Open Document File) como el formato oficial.
Esta declaración sobre el uso de formatos digitales obedece a la imperiosa necesidad de normalizar. Hasta hace poco, la Universidad ha sido una especie de Torre de Babel en materia de archivos digitales, donde se daba el uso de diferentes versiones y tipos de aplicaciones. Sin embargo y gracias a la directriz indicada, se tiene una ruta clara que garantiza compatibilidad, transparencia y seguridad.Aun así, se ha generado cierta resistencia por parte de muchos usuarios institucionales al considerar dicho formato como incompatible. Sin embargo y contrario a lo que se piensa, el formato ODF para la creación de documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones, es un estándar desarrollado por el consorcio OASIS y certificado ISO 26300, para el intercambio de información.
Esto significa que el uso de este formato garantiza a la UCR la no dependencia de ningún proveedor o desarrollador de software. Este tipo de archivo puede ser leído con aplicaciones como LibreOffice, OpenOffice, Google Docs, AbiWord, Koffice y otras, no todas necesariamente desarrolladas bajo licencias libres.
El uso de estándares viene a ser entonces, un alero que brinda independencia, interoperabilidad, seguridad y compatibilidad; esto significa libertad de elección e independencia del proveedor de un servicio o product; es por ello que el uso de ODF es aconsejable en nuestro quehacer universitario.
Por otro lado los formatos cerrados como DOCX, PPTX y XLSX solamente se pueden gestionar por el grupo de aplicaciones de la empresa Microsoft y parcialmente por otras. Inclusive, existe incompatibilidad entre diferentes versiones de una misma aplicación, tal y como sucedía con los archivos generados por MS-Office 2007, que no podían ser leídos por MS-Office 2003, ante lo cual y por la queja de los usuarios, la empresa tuvo que desarrollar un “parche”.
Existen otras áreas del conocimiento y tratamiento de datos e información, en donde se usan estándares internacionales. Tal es el caso del intercambio de información bibliográfica, donde se utiliza el formato Marc 21, o bien los estándares para vídeo e imágenes como el ogg y el png. Todos ellos aseguran apertura, el poder compartir la información sin restricciones de ningún tipo.
Con base en lo anteriormente expuesto, es de primordial importancia que al momento de solicitar o proporcionar un archivo digital para cualquier tipo de gestión, trámite o intercambio, y el cual debe ser trasegado por correo electrónico o por medio de un sitio web, se debe considerar el ODF como la primera opción. Con ello no se ata a la institución a ningún tipo de tecnología.
El no hacer uso de un estándar abierto y compatible envía un mensaje equivocado a la comunidad. Por ejemplo ¿cuántos estudiantes de la UCR pueden costear la licencia de una aplicación que, cuando cambia de versión, deja de ser compatible con una versión anterior? Esto más bien puede derivar en acciones ilegales como la piratería. Por su parte, el uso de un formato abierto posibilita el que se tenga una mayor cantidad de herramientas alternativas sobre las cuales trabajar.
El proceso de cambio no es sencillo y nunca se ha planteado de esa forma, pero este solamente ha aportado beneficios a la institución, la cual es todo un referente tanto en el ámbito nacional como internacional.
