Henning Jensen y Rita Meoño esperan que se aclaren los vacíos que tienen en cuanto a la aprobación de viajes al exterior. (Fotos: Katya Alvarado)
El Consejo Universitario (CU) y la Rectoría de la Universidad de Costa Rica (UCR) acordaron solicitar a la Oficina de Contraloría Universitaria (OCU) una auditoría para aclarar los vacíos y dudas en el Reglamento para la asignación de recursos al personal universitario que participe en eventos internacionales.
La solicitud se hizo el pasado 12 de diciembre, surgió a raíz del descontento de varios funcionarios que han solicitado el apoyo financiero para representar a la Universidad en el exterior, por cuanto el tiempo de aprobación de la solicitud ha resultado muy largo o porque se han aprobado montos más bajos al necesario para realizar el viaje.
El apoyo financiero se refiere al aporte económico que brinda la UCR para transporte, gastos de salida en cada país, viáticos, derechos de inscripción y otros relacionados con el evento, si la actividad es en otro país.
Rita Meoño, miembro del CU y coordinadora de la Comisión de Política Académica, explicó que el Reglamento y la organización actual presentan muchos vacíos que provocan que algunas solicitudes duren mucho en ser aprobadas mientras otras, por el contrario, son avaladas rápidamente, así como confusiones sobre las potestades tanto del CU como de la Rectoría a la hora de aprobar el dinero.
Por su parte, el rector Henning Jensen espera que tras esta auditoría se dé una definición clara y definitiva de los ámbitos de competencia que le corresponden a cada instancia en el proceso de aprobación de viáticos y apoyos financieros, el alcance de cada nivel de aprobación, así como aclaraciones de probables contradicciones entre los reglamentos emitidos por la Contraloría General de la República y los de la UCR.
Punto de discordia
De acuerdo con el Reglamento mencionado, las solicitudes se presentan ante el superior jerárquico para su visto bueno, quien las valora según el Reglamento y las remite a la Rectoría.
Uno de los puntos que más genera diferencia entre la Rectoría y el CU es el artículo 3, que dice: “Corresponderá a la Rectoría como autoridad superior administrativa aprobar las solicitudes de apoyo financiero iguales o menores al monto máximo establecido […] y deberá elevar al Consejo Universitario para su ratificación, aquellas que requieran levamiento de requisitos o cuyo monto sea superior al máximo fijado institucionalmente”.
El monto de que habla el artículo en la actualidad es de $1000 (¢500.000). En este momento, si una solicitud es igual o menor a esa cantidad, la Rectoría puede aprobarla sin que sea vista en el CU, a menos que el funcionario tenga menos de dos años de nombramiento, trabaje menos de medio tiempo, haya disfrutado del aporte durante el año calendario anterior la actividad solicitada, entre otras circunstancias.
Meoño argumenta que todas las solicitudes cuyo valor es mayor a $1000 deben ser vistas y aprobadas por el CU y no solamente si el equipo encargado de la Rectoría considera que debe ser elevado.
No obstante, Jensen alega que realizó una consulta sobre este aspecto a la OCU y este órgano le respondió que «… la potestad de ratificación que tiene el CU consiste en avalar o no las solicitudes previamente aprobadas por la Rectoría y, aquellos casos en donde no esté de acuerdo con lo resuelto por la Rectoría, deberá devolverse para su corrección, pudiéndosele agregar algunas recomendaciones o sugerencias para su mejor resolver, pero no podría realizar aprobaciones paralelas y por ende aprobar algo distinto a los previamente aprobado por la Rectoría, y mucho menos aún, aprobar viáticos que no pasaron previamente por la Rectoría».
La integrante del CU considera que a pesar de que han realizado un esfuerzo para agilizar los trámites, han identificado que en algunos casos la solicitudes están durando más tiempo en ser aprobadas en la Rectoría, aunque también hay atrasos en las decanaturas y otras jefaturas, razón por la cual llama la atención.
En este aspecto, Jensen indica que el tiempo que una solicitud permanece en la Rectoría es relativo, dado que influye mucho la época en que ingresa para su trámite (no es igual enero y marzo que entre mayo y setiembre), o si ingresa con los requisitos completos o no; algunas veces, por ejemplo, los funcionarios compran el boleto aéreo sin la aprobación de los viáticos y lo que requieren es un reembolso, lo cual implica trámites adicionales. Asimismo, a pesar de que el Reglamento es claro en que las solicitudes y la documentación pertinente deben ingresar a la Rectoría con, al menos, 10 días hábiles de antelación a la fecha prevista de salida para el trámite respectivo, esto no ocurre en muchos casos.
La OCU tiene tiempo hasta el próximo 15 de marzo para resolver las dudas planteadas por ambas instancias.
