Con el fin de facilitar los diversos procesos administrativos mediante el uso eficiente de las nuevas tecnologías, el Centro de Informática (CI) comenzó una serie de actividades para mejorar los sistemas de información de la Universidad de Costa Rica (UCR).
Alonso Castro Mattei, director del CI, explicó que esta iniciativa surgió para que sistemas como Viáticos Locales, Expediente Único y Declaración Jurada mejoren y cumplan su función de una forma más ágil y eficiente.
Tras la incorporación al CI de las áreas de gestión de proyectos tecnológicos −que anteriormente pertenecían a la Rectoría−, el Centro realizó una priorización de los sistemas de información con mayores oportunidades de mejora y que, además, son los más utilizados por los usuarios; de ahí se determinó comenzar con el sistema de Viáticos Locales.
Para conocer las necesidades específicas de este sistema, el CI ha realizado grupos focales, donde usuarios de diversas áreas han expresado recomendaciones y sugerencias. En adición, próximamente se lanzará una encuesta para recoger las impresiones de la comunidad universitaria y complementar la información adquirida mediante los grupos focales.
“Cuando se concluya con la recolección de los insumos, de inmediato se va a comenzar a ver en qué orden vamos a atenderlo, para implementar todas las mejoras que hayan salido en esos procesos”, aseguró Castro.
Aportes desde otras áreas
El vicerrector de Administración, Carlos Araya, indicó que una de las preocupaciones de la Vicerrectoría que dirige (VRA) es la percepción respecto a la “burocratización” de la gestión universitaria, ya que anteriormente no se han tomado en cuenta los requerimientos de los usuarios académicos y, en su lugar, se ha dado un exceso de procedimientos.
Por esta razón, Araya dijo que la Vicerrectoría apoyará el proceso mediante “el aporte experto de las y los funcionarios de la VRA y, de ser necesario, dará recurso presupuestario, a fin de echar a andar las modificaciones que se determinen en los procesos de análisis”.
Asimismo, agregó que esta optimización permitirá que los académicos desarrollen su labor de forma más fluida, en tanto la administración se encargue de cumplir con su rol de coadyuvancia.
Por otro lado, Guiselle Porras, de la Unidad de Control de Pagos de la Oficina de Administración Financiera (OAF), detalló que, como parte del proceso, pondrán en vigencia el pago automático de adelanto de viáticos locales, para que el funcionario haga la solicitud vía sistema y, una vez que tenga todas las aprobaciones, pueda retirar el dinero directamente en las cajas.
“Adicionalmente, se está trabajando para que en un mediano plazo los pagos de liquidaciones de viáticos que se tramitan por medio de la OAF sean depositados directamente en las cuentas bancarias de los funcionarios, de manera que no se deberán desplazar a nuestra oficina para el retiro del dinero correspondiente a las liquidaciones de viáticos locales”, puntualizó Porras.
Desde ahora, se están coordinando esfuerzos con encargados de otros sistemas, como Declaración Jurada y Expediente Único, con el objetivo de facilitar los trámites a la comunidad universitaria.
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