Transportes de la UCR se vuelve inteligente

Sistematizar los procesos de transportes y mejorar el control y manejo de la flotilla vehicular de la Universidad de Costa Rica (UCR) son algunos

Sistematizar los procesos de transportes y mejorar el control y manejo de la flotilla vehicular de la Universidad de Costa Rica (UCR) son algunos de los beneficios que traerá el sistema elaborado por el Área de Desarrollo de Sistemas de Información (ADS) del Centro de Informática (CI).

Este sistema se conecta con las bases de datos de otras oficinas administrativas, como las vicerrectorías de Investigación y Acción Social y la Oficina de Recursos Humanos.

Dicho proyecto está dividido en cuatro procesos: solicitudes, aprobaciones, giras compartidas e intersedes. Desde el año 2014, el ADS ha trabajado en los procesos de solicitudes y aprobaciones. Este proyecto sustituirá los documentos impresos, forma tradicional en que se manejaban estos trámites.

“El año pasado sacamos como primer producto la solicitud del carné para manejar vehículos. Todos los documentos o requisitos se suben en línea y lo aprueba la persona que tenga el rol de director. Cuando transportes revisa los documentos, autoriza el permiso y se imprime en el carné de funcionario que da Recursos Humanos”, explicó Pedro Céspedes, director del proyecto.

De acuerdo con Céspedes, el segundo proceso consistió en la elaboración de una ficha técnica para cada vehículo del campus Rodrigo Facio, donde se incluye información como modelo, placas, valores, indicadores de costo y kilometraje.

Como complemento de este proceso, se iniciaron capacitaciones para jefaturas administrativas, con el fin de instruirlas en el uso de este sistema y agilizar, así, los trámites de aprobación.

El tercer proceso incluirá la solicitud de vehículos para giras. Con ello, el funcionario indicará detalles de la gira como lugar, hora, días, tipo de vehículo requerido y objetivo de la actividad.

Este proceso se ha puesto en marcha como un plan piloto en el que se probarán diez unidades académicas, para analizar cómo se comporta el sistema. Posteriormente, se aplicarán las medidas correctivas necesarias y se irá aumentando el número de unidades cada mes.

GIRAS COMPARTIDAS

Por solicitud de la Vicerrectoría de Administración, se habilitarán giras compartidas. Cuando un funcionario solicite transporte e indique que quiere compartir una gira, la actividad se incluirá en un calendario público, mediante el cual otros funcionarios podrán solicitar su inclusión dentro de la gira ya programada, siempre que se respeten la fecha y horas establecidas.

El cuarto producto es el de servicio intersedes. Cada sede se incluirá en el sistema para planificar las giras regulares que salen del campus Rodrigo Facio. Este proceso permitirá que el chofer conozca de antemano la lista de pasajeros y las paradas oficiales donde cada uno abordará el transporte.

Ana Zúñiga, jefa de la Sección de Transportes de la UCR, afirmó que este sistema mejorará las operaciones del área, ya que anteriormente no se contaba con herramientas tecnológicas.

“Con el desarrollo del Sistema de Información, se espera brindar al usuario la posibilidad de solicitar los servicios de transporte de una manera más expedita y eficiente, así como fortalecer los mecanismos de control interno para gestionar las actividades de forma ágil, transparente, haciendo uso racional de los recursos y mejorar la rendición de cuentas como un elemento estratégico de nuestra función”, destacó Zúñiga.

Según el coordinador del ADS, Luis Jiménez Cordero, esta iniciativa forma parte del portafolio de proyectos priorizados por el Comité Gerencial de Informática, en la búsqueda de brindar mejores servicios a la comunidad universitaria.

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