Derecho de respuesta: Exitosa implementación del nuevo sistema informático administrativo-financiero de RECOPE

El proyecto se planificó en cinco etapas: Preparación Inicial, Plano Empresarial, Realización, Preparación Final y Soporte Post –Productivo, y comprendía inicialmente ocho módulos administrativo-financieros

RECOPE desea aclarar algunos aspectos en torno a la nota publicada en el Semanario Universidad sobre el informe de la Contraloría General de la República Nº DFOE-ED-IF-77-2009  que estudió la implementación del Proyecto GeneSis mediante el cual se dotó a la Empresa de un Sistema Integrado Administrativo-Financiero y de Costos (SIAF) que le ha permitido automatizar toda su gestión empresarial en nueve áreas estratégicas: Contabilidad, Tesorería, Presupuesto, Activos Fijos, Contrataciones, Almacenes, Planificación y Costos, Facturación y ventas. 

El proyecto se planificó en cinco etapas: Preparación Inicial, Plano Empresarial, Realización, Preparación Final y Soporte Post –Productivo, y comprendía inicialmente ocho módulos administrativo-financieros y de logística. Durante el desarrollo de la segunda etapa se determinó la necesidad de incorporar el módulo de facturación y ventas para lo cual se solicitó a la Contraloría General el refrendo de un addendum al contrato original.

El agregar el noveno módulo, significó un incremento en los costos del proyecto por implicar la inclusión de un nuevo producto, que impactó el alcance inicial, y modificó los plazos establecidos  en el cartel.
Desde enero del 2009 RECOPE ha venido implementando la solución informática con la entrada en productivo del primer bloque y en noviembre del 2009 el segundo. En la actualidad la Empresa se encuentra en un proceso normal de estabilización y ajustes, previo a la recepción preliminar del proyecto, cuando RECOPE y el contratista se den a la tarea de verificar el cumplimiento de las condiciones cartelarias y contractuales establecidas.
Luego de la recepción preliminar se tendrán un periodo de 13 meses de garantía, cumplido este plazo se efectuará la recepción provisional; y adicionalmente existe un periodo de Mantenimiento y Soporte de cinco 5 años más, con lo cual la Empresa se asegura la adquisición de una herramienta moderna con visión de mediano y largo plazo.
Las recomendaciones y disposiciones de la Contraloría General de la República están siendo atendidas y consideradas para el cierre del proyecto Génesis, así como para otros de esta naturaleza que se desarrollen en un futuro.
Sobre la diferencia en cuanto los días de atraso que señala el ente contralor, RECOPE percibe que existe una diferencia de criterio que será abordada ampliamente en la repuesta al informe que se hará en las próximas semanas.
En proyectos de esta magnitud y complejidad, es usual que se produzcan atrasos ligados con la curva de aprendizaje, y durante la puesta en marcha de sistemas informáticos que vienen a romper paradigmas de cómo hacer las cosas en campos tan específicos como el financiero-contable, costos, importación, planificación, manejo inventarios y ventas.
RECOPE no efectuó pagos por adelantado a la empresa contratista y los pagos se realizaron conforme las condiciones contractuales. Lo que ocurrió es que para poder comenzar a desarrollar el proyecto, desde sus etapas iniciales, era necesario instalar todo el software en los servidores y por tanto hacer uso del derecho a licencias  adquirido,  con el objetivo de poder construir y ajustar el sistema  requerido por RECOPE. Bajo este criterio técnico se justificó y realizó el pago, en cumplimiento además de lo establecido en el plan de trabajo consignado en el contrato firmado entre las partes.
Cabe señalar que por la naturaleza del Sistema Integrado de Administración y Finanzas (SIAF) ;  la instalación de las licencias, se efectuó por una única vez en los servidores de la empresa y no en cada estación de trabajo. Este componente habilita a los usuarios autorizados a acceder al sistema desde cualquier sitio de la Empresa sin necesidad de depender de una única estación.
Este proyecto es una solución integral que no se aplica o desarrolla como un sistema tradicional, por lo que en materia de licencias (software) y base tecnológica (hardware) estos productos no se pagan por avance sino contra entrega de los mismos a fin de instalarlos, configurarlos y optimizarlos en el sistema.
El pago de la  base tecnológica se gestionó tomando como insumo el acta de aceptación de este componente, la cual establecía la conformidad en la recepción e instalación de los productos que constituían la línea. RECOPE hizo este pago en diciembre de 2008 y el primer bloque de la solución entró en operación el 19 de enero 2009; para ese momento ya se había recibido la plataforma, se había instalado y se estaba optimizando.
GeneSis ha sido  un proyecto sumadamente complejo, que consistió en implementar una solución integral de los principales procesos empresariales en 9 áreas estratégicas. Al día de hoy, RECOPE considera que los objetivos propuestos en el alcance del proyecto fueron alcanzados satisfactoriamente, pues se cuenta con un sistema en producción que genera resultados efectivos. El informe del ente contralor en este sentido, enfoca  una serie de oportunidades de mejora para fortalecer la gestión empresarial en materia de gerencia de proyectos.
 Adquirir una herramienta de clase mundial como esta,  permite a la Empresa  mejorar la gestión, control y productividad de sus procesos, ofreciendo información oportuna y de calidad para la toma de decisiones. Un proyecto de esta naturaleza pone a RECOPE a la vanguardia en materia de modernización y dentro de las mejores prácticas de la industria petrolera.

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