Incumplimiento en el plazo final de entrega, pagos adelantados que no procedían y un aparente desorden en el manejo administrativo, son algunos de los señalamientos que hizo la Contraloría General de la República (CGR) al proyecto de plataforma  informática GeneSis, contratado por la Refinadora Costarricense de Petróleo (RECOPE).

Los cuestionamientos son parte de un informe que presentó a mediados de diciembre pasado la División de Fiscalización Operativa y Evaluativo del ente contralor, tras analizar la “Contratación de una solución informática integral (consultoría, software soporte y base tecnológica) que brinde apoyo automatizado a las áreas administrativo-financiera y de costos de RECOPE”.

De acuerdo con el estudio DFOE-ED-IF-77-2009, RECOPE contrató para este trabajo al Consorcio Soluciona S.P.C.A. y Alquileres El Orbe, por un monto de $4.792.586 y un plazo de entrega de 200 días hábiles.

El informe indica que ni una cosa ni la otra se han cumplido hasta la fecha, pues el costo del proyecto aumentó a $7.058.284 (más de ¢3.800 millones) y hasta diciembre del 2009 tenía al menos 170 días hábiles de retraso en su finalización.

Los resultados dados a conocer por la Contraloría, contrastan con los aportados a este Semanario por los funcionarios a cargo en RECOPE, quienes justificaron diferentes aspectos señalados por la CGR, aunque admitieron que GeneSis de alguna manera rebasó la capacidad técnica y administrativa que tenían para implementarlo.
Así lo hicieron ver en una entrevista el 8 de marzo pasado, Carlos Quesada Kikut, gerente de Administración y Finanzas; Nydia Redondo Varela, encargada del proyecto GeneSis; y Francisco Hidalgo, director de Tecnología Informática.

UNA GÉNESIS LENTA

Según detalla el informe de la Contraloría en su resumen ejecutivo, “GeneSis le ha representado a RECOPE  un esfuerzo que supera los 4 años, sin que a la fecha de este informe cuente con una implementación total de la solución, cuyo costo supera los $7 millones y afecta casi la totalidad de sus procesos de negocios, característica que refleja la complejidad y envergadura de este proyecto”.
La evaluación de la CGR determinó  una demora en el proceso de implementación de la plataforma informática, que rebasa en 170 días el plazo pactado y que es provocado por distintas causas, lo cual plantea la necesidad de que la Refinadora establezca las responsabilidades por esos atrasos, “a fin de finiquitar y cobrar lo que corresponde por ello”.
Entre otras cosas, el ente contralor detectó: “inadecuado uso de los planes de trabajo, sin una línea base, como instrumento de planificación y control; el pago de algunos de los extremos contractuales sin que se hubiera cumplido plenamente sus requerimientos; así como algunas preocupaciones  para este órgano contralor relacionadas con riesgos no medidos sobre efectos en la calidad de los datos, el nivel de satisfacción de los requerimientos de usuarios finales y una estructura orgánica del proyecto que no permite la independencia necesaria”.
Al entrar en detalles, especifica que la Dirección de Administración y Finanzas –como órgano fiscalizador del contrato- dio por iniciada la contratación el 5 de noviembre del 2007.
El 9 de enero del 2009, la Contraloría General refrendó una ampliación del contrato, para incorporarle un módulo de facturación y ventas, por lo cual se incrementaría el monto global en $2.265.698 y el plazo de entrega en 60 días más. Por eso, la entrega final se debía hacer a más tardar el 21 de abril del 2009 y la cifra por cancelar sería $7.058.284.
Vale mencionar al respecto, que el 2 de octubre del 2009, el Consorcio Soluciona-Alquileres El Orbe planteó un reclamo administrativo a la Refinadora, para que se le reconocieran costos por 129 días de servicios prestados, en reclamo por el tiempo que tardó la Contraloría en darle el refrendo a la referida adenda. La empresa pidió $3.463.264 por daños y $338.730 por perjuicios.
La Dirección de Administración y Finanzas admitió como procedente el reclamo, aunque por un monto de $1.102.173, indemnización que en criterio de la Contraloría no procede.
Lo anterior, por cuanto la información puesta a disposición de la entidad contralora por RECOPE, deja ver que “durante ese periodo el Contratista ejecutó labores propias del contrato original, que no solo le permitieron compensar en parte los atrasos en que había incurrido en las primeras etapas de la ejecución del proyecto, sino desarrollar las actividades necesarias para le entrada en productivo parcial antes referido”.
Acerca de los tiempos de entrega, la Administración de RECOPE hace una interpretación diferente del plazo de finalización y entonces la fecha límite se debía extender al 21 de octubre de 2009, pues había que adicionar 185 días para las etapas de realización, preparación final y soporte del contrato, sumado a 30 días hábiles más aprobados por la institución como “no imputables de multa”, con el fin de efectuar un plan piloto de capacitación para el módulo de facturación y ventas.
“Al 18 de diciembre de 2009, la entrega de la solución informática aún no se ha realizado, a pesar de que han transcurrido 170 días hábiles a partir del 21 de abril de 2009”, recordó la Contraloría en su informe.
Otra deficiencia es que al evaluar los pagos hechos al contratista, en algunos casos los porcentajes de avance cobrados no correspondían con los mostrados por el Plan de Trabajo correspondiente para ese pago. “La líder del proyecto señaló que tales diferencias en caso de tres de los pagos, eran producto de errores involuntarios y en otro caso, se indica que el pago se realiza conforme al plan de facturación aprobado y no con base en hitos o entregables”.

NO HUBO DESORDEN

Nydia Redondo, encargada de GeneSis, rechazó que hubiera desorden en el manejo del proyecto y alegó que pusieron amplia información a disposición de los funcionarios de la Contraloría. “Para ellos fue muy difícil entrar a estudiar -de forma no acompañada-  toda la información existente, dado su volumen”, agregó.
Por su parte, el encargado de la Dirección de Administración, Carlos Quesada, aceptó que si bien asignaron a este proyecto los mejores profesionales de cada área, “ciertamente no tuvimos el debido cuidado de ser igual de diligentes en la parte administrativa” y por eso ve como sanas las recomendaciones planteadas por la Contraloría.
Recordó que “la dinámica del proyecto y el grado de complejidad, creo que rebasó la estructura que teníamos montada, y ahora lo que estamos haciendo –como el proyecto no se ha terminado- es acoger las recomendaciones, para generar toda la documentación de acuerdo con los términos que expuso la Contraloría”.
De igual manera, Quesada aseguró que se está trabajando para acatar las otras recomendaciones del órgano contralor.
En relación con el incumplimiento de los plazos y el eventual cobro de multas a la empresa contratada, la encargada del proyecto explicó que será en las próximas semanas –cuando hagan la recepción preliminar de la plataforma- que puedan empezar a evaluar a cuánto ascendería el castigo económico por incumplimientos.
Quesada Kikut aseveró que de las dos primeras etapas ya tienen debidamente documentados los atrasos atribuibles a la empresa contratista y que serán cobrados una vez que se reciba terminado el contrato.
Francisco Hidalgo, director de Tecnología Informática, expuso que muchas de las aplicaciones informáticas ya las han probado en la práctica y por eso no hay que esperar hasta el final para saber si funcionan.
Los funcionarios se mostraron satisfechos con el desarrollo que ha tenido hasta ahora el proyecto, cuyo impacto en los procesos administrativos y financieros de la institución serán de gran relevancia hacia el futuro, aunque dijeron que aplicarlo en toda su extensión no será fácil, dado que implica un cambio en la cultura de trabajo, para lo cual siempre hay resistencia de algunos sectores.

Gilbert Brown, sindicalista:

Desorden no se justifica

El secretario general del Sindicato de Trabajadores Petroleros, Químicos y Afines (SITRAPEQUIA) de la Refinadora –Gilbert Brown-, comentó que desde un principio se opusieron a la implantación de este sistema informático, debido a que se enteraron que en otras instituciones no funcionó y a lo interno han escuchado quejas del personal de que no opera debidamente.
En cuanto al informe de la Contraloría, Brown dijo que le parecería grave que se compruebe que se le hayan dado tantas facilidades a la empresa contratada, para no cumplir adecuadamente con lo estipulado en el contrato.
Para el dirigente sindical, no se justifica el desorden con que se ha manejado este proyecto, no solo por parte de RECOPE, sino de cualquier otra institución, ya que “son fondos públicos que deben administrarse con absoluta responsabilidad”.