El jefe de la Oficina de Servicios Generales,Pablo Lizano, la semana pasada asumió con recargo la Sección de Transportes, en donde un informe reciente de la Contraloría Universitaria detectó desorden en la administración de los combustible
Un estudio de la Oficina de Contraloría Universitaria detectó desorden en la administración de los combustibles en la Sección de Transportes.
«Los mecanismos para el registro, custodia y control de combustible en la Institución no han funcionado adecuadamente», revela un estudio reciente de la Oficina de Contraloría Universitaria (OCU) sobre la Sección de Transportes de la Universidad de Costa Rica (UCR).
De acuerdo con la evaluación de la OCU, el desorden con que se ha administrado dicha sección se refleja en situaciones contrarias a los intereses institucionales.
Entre ellas están: desfases entre los combustibles adquiridos y los entregados para su consumo; ausencia del permiso del Ministerio de Ambiente y Energía (MINAE) para almacenar y distribuir hidrocarburos; y entrega de montos mayores a los que corresponden ante el Ministerio de Hacienda, por concepto de retención del Impuesto sobre la Renta.
Los detalles de estas deficiencias quedaron consignados en el documento «Evaluación de los procedimientos de adquisición y distribución de combustible en la Sección de Transportes», el cual analizó los procedimientos seguidos por esta unidad de servicios durante el segundo semestre del año pasado.Este Semanario intentó la semana anterior ahondar sobre el tema con Pablo Lizano, jefe de la Oficina de Servicios Generales -a la cual está adscrito Transportes-; por teléfono confirmó que -además del referido informe sobre combustibles- existían algunas otras situaciones que corregir en la mencionada sección. Tras consultar posteriormente con su superior -el vicerrector de Administración, Jorge Badilla-, dijo que sería este el que proporcione detalles al respecto.
La secretaria del Vicerrector -Sonia Poveda- explicó el lunes 23 que revisaría su agenda -llena para las siguientes dos semanas- para ver cuándo podría ser entrevistado.
En una circular que envió a mediados de la semana pasada a las oficinas universitarias, el Vicerrector de Administración comunicó que el Ing. Pablo Lizano asumiría temporalmente y con recargo la jefatura de Transportes. «Este nombramiento permitirá mantener y cumplir los compromisos adquiridos y la continuación de los servicios a la Comunidad Universitaria», agregó.
También se buscó conocer la versión de quien hasta hace algunos días se desempeñaba como jefe de la Sección de Transportes -Rodolfo Poveda-; pero, al cierre de esta edición (martes 24) no había respondido a los mensajes que se le dejó en su oficina desde la semana anterior.
DESCONTROLES
Respecto a los pormenores del mencionado informe (OCU-R-142-2002), la Contraloría Universitaria concluyó que por errores en el método de retener y cancelar el Impuesto sobre la Renta de los combustibles, la UCR ha pagado al Ministerio de Hacienda más de lo debido.
«Con esta situación la Universidad ha estado depositando de más, un equivalente al 2% sobre el monto del Impuesto Único, sin que a la fecha haya determinado el monto total y la forma de recuperación de estos dineros. Según un estudio realizado de los cheques emitidos, entre agosto de 2001 y marzo de 2002, la Universidad ha depositado de más un total de ¢193.230», puntualiza la evaluación.
Asimismo, Transportes ha depositado dineros institucionales en las arcas de la Refinadora Costarricense de Petróleo (RECOPE) como pagos adelantados por combustibles, los cuales se acumulan en la cuenta «Saldos Cliente» y esta ha llegado a superar los ¢2 millones.
Lo anterior ocurre porque RECOPE vende los combustibles en cantidades de 1.900 litros o sus múltiplos y los cheques de pago de la UCR son hechos por un monto previo y no por la cantidad exacta que recibe. La acumulación de saldos según los auditores, no se justifica.
Otra de las fallas que detectaron, tienen que ver con que los funcionarios de la Sección desconocen la capacidad de almacenamiento de los tanques, lo cual dificulta llevar el control de la recepción, entrega y existencias de los combustibles.
Además, no existe un formulario para registrar detalles como la firma de la persona que entrega y recibe, cantidad en litros, estado del marchamo, sello de seguridad del camión cisterna y variaciones en las medidas.
Un descontrol similar se presenta en la entrega de los combustibles al personal universitario, con formularios y una administración de estos deficiente.
Tras una revisión de los combustibles distribuidos durante el año 2001, el estudio determinó que se adquirieron 151.604 litros de gasolina súper y según la máquina surtidora se entregaron 135.904, para «una diferencia no justificada de 15.699». En diesel, el desfase fue de 19.119.
RECOMENDACIONES
A todo esto se suma que los tanques de almacenamiento «han superado su vida últil media» y no cuentan con la autorización del MINAE para ser utilizados. Tampoco mantienen un nivel de seguridad en cuanto al acceso a ellos y «los accesos a la tubería de llenado no se encuentran bajo llave».
Los auditores advirtieron que dicha situación «impide evaluar los riesgos que asume la Institución ante la comunidad que la rodea y las coberturas de las pólizas de seguridad al respecto, ante un evento o siniestro que pudiera presentarse».
También indicaron que no se hace ningún análisis para medir el rendimiento de los vehículos universitarios, con el fin de hacerles ajustes o correcciones.
Con base en las deficiencias administrativas encontradas, el informe de la OCU recomendó a la Oficina de Administración Financiera -en coordinación con la Sección de Transportes- realizar las gestiones pertinentes para recuperar las diferencias del Impuesto sobre la Renta pagadas de más.
En relación con la compra de los hidrocarburos, instó a la Oficina de Servicios Generales a «tramitar la compra de combustibles mediante un mecanismo bien definido, que le permita retener y pagar el monto exacto», para evitar así erogaciones extras a la Universidad.
También ordenó a Servicios Generales que cumpla con las disposiciones del Reglamento para la Regulación del Sistema de Almacenamiento y Comercialización de Hidrocarburos del MINAE.
Dicha oficina deberá, de igual manera, solventar los problemas relacionados con inseguridad, distribución de los combustibles, y control de las compras e inventarios.
La OCU expuso que «la Vicerrectoría de Administración debe evaluar y calificar la gestión de la jefatura de la Sección de Transportes, por no haber implementado o ejecutado los mecanismos de control adecuados».
Acorde con el Reglamento Organizativo de la OCU y la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, «la administración activa debe poner en práctica dichas recomendaciones; caso contrario debe emitir soluciones alternativas que superen las limitaciones u objeciones descritas en el OpenFolderListDF_]€þ§€èÿÿÿýFOLDMACS@¹*•¬¹¹XXÿÿóOPENFO~1 ,dþ§ÐÿÕnFolþ¨istDTEXTdosaÿÿò viernes 1498NQ~Qå/ ÈíÿüÿëÃ@¹¹FÀ¹¹X+ÿÿìVIERNE~1 TrashþO èTEXTdosa@cüp¹¹X`ÿÿìTRASH respaldosþO èsX6báIO:ý°ÿÿÐESPAL~1 Uª%»>
