Las organizaciones contingentes tienen el potencial de elegir entre diversos futuros: buenos regulares o malos. Son cuerpos sistemáticos que poseen su propia identidad, la cual es creada por el crecimiento, orden mental y social de las personas que las integran. De acuerdo a la prospectiva, esos diversos futuros existen en el mundo de lo imaginario, pero pueden ser analizados con el propósito de ubicar el más conveniente para ser construido, estratégicamente, desde el presente.
El desarrollo organizacional busca instrumentos precisos que ayuden a obtener, por medio del análisis interno del entorno, información que conduzca a hallar las estrategias que apunten hacia una evolución institucional, de acuerdo a las demandas que los medios políticos, económicos, ambientales y sociales exigen, con base en un Plan Estratégico Institucional. En relación con todo lo anterior, la Oficina de Suministros (OSUM) de la Universidad de Costa Rica crece bajo un cambio ordenado, prudente e inteligente.La Oficina se configura en función de una serie de procesos claves para la ejecución de las compras públicas, al tomar en cuenta las estrategias de la Vicerrectoría de Administración (VA), la cual considera que la realización de esta actividad debe ser realmente efectiva, por lo que es necesario agilizar y controlar los procesos, con la finalidad de reducir el porcentaje de gastos extracontractuales, disminuir los tiempos de compras, bajar el costo operacional y aumentar el porcentaje de ejecución del presupuesto asignado a los usuarios, entre otros.
Las formas organizativas del siglo pasado crearon patrones culturales que prevalecieron en la OSUM durante muchos años y que ya eran obsoletos, por lo que se han realizado cambios flexibles y coherentes de acuerdo a las estrategias planteadas, con la finalidad de responder a las exigencias administrativas de este nuevo siglo XXI y que están basadas en la rendición de cuentas, la gestión, la estrategia y la efectividad en pro de la Institución.
Los edificios han sido objeto de nuevas formas cosméticas de diseño y se han creado áreas interactivas, que reflejan una organización más democrática, participativa y abierta, vislumbrándose como un espacio en donde el liderazgo efectivo comienza a desarrollarse y la cultura organizacional a evolucionar, abriendo así las puertas para que esta dependencia institucional se convierta en un sistema generador de conocimiento, apta al aprendizaje y respetuosa de la naturaleza.
Los giros plasmados en cuanto al diseño jerárquico también han incrementado la eficiencia, la competitividad y el deseo de un objetivo común, por lo que cada subsistema, elemento y componente tiene una finalidad: orientarse poco a poco hacia el éxito; no obstante, está claro que todavía se debe mejorar en todo lo relacionado con la calidad del servicio y con el cumplimiento de tiempos y procedimientos.
Es así como el Programa Bandera Azul Ecológica (PBAE), el Programa de Gestión de la Calidad (PGC) y otros eventos de aprendizaje participativo en temas relacionados con la salud, el deporte y la recreación, han comenzado a ser significativos dentro de la OSUM y a reflejar cambios provechosos a favor de sus colaboradores.
Es oportuno insistir en que la Dirección no sólo debe promover la eficacia, la eficiencia y la efectividad en la ejecución de las tareas, sino que debe fortalecer competencias que brinden mayores oportunidades de crecimiento interno a sus colaboradores, eliminando actividades que no añaden valor en pro de una adecuada gestión organizacional. El respeto, el compromiso y la admiración deberán estar presentes en todos sus procesos de gestión.
La OSUM es parte de un sistema estructurado de la Universidad de Costa Rica, que ha ejecutado una valiosa actividad administrativa a lo largo de 64 años de servicio ininterrumpido a favor de la investigación, la docencia y la acción social, planteando niveles precisos de desempeño y funcionalidad para el fomento de la eficiencia institucional.
Es por eso que la OSUM se transforma en una nueva forma organizativa, que elige un futuro bueno y que se reinventa con base en procesos de cambio, y en acciones que la potencian por medio de la pertinencia, de tecnologías modernas, de nuevas relaciones con los proveedores, usuarios y vecinos y, sobre todo, por la adopción de una prospectiva estratégica orientada hacia una saludable unión con la Institución y con la Comunidad Universitaria, mediante la innovación, la destreza e inteligencia.
