El departamento de Auditoría del MSP encontró falta de planificación en millonaria compra de vehículos para Seguridad Pública. (Foto: Katya Alvarado)
Entre julio y diciembre del 2013, el Ministerio de Seguridad Pública (MSP) adquirió 559 vehículos para su flotilla policial y administrativa, sin cumplir con la planificación requerida por la ley para justificar la compra.
El recibido conforme se dio sin respetar el reglamento y no se hizo el debido registro de las unidades adquiridas, poniendo en riesgo el control del cumplimiento de la garantía para el mantenimiento contratado al proveedor.
Esas y otras anomalías en las compras de los vehículos hechas por el MSP en ese periodo −por un valor de $22,7 millones (¢11.880 millones aproximadamente)− fueron anotadas en un informe de la auditoría interna con fecha del 25 de abril del 2014, dirigido al entonces ministro Mario Zamora, a dos semanas de que se produjera el cambio de gobierno (ver recuadro).
En el informe el auditor general del MSP, Juan de Dios Araya, se limitó a recomendar al jerarca instruir medidas a una serie de subalternos, para corregir las “debilidades” en los procedimientos analizados; no se contempló iniciar investigaciones administrativas a los funcionarios responsables de los trámites cuestionados.
El exministro Zamora dijo no recordar haber tenido el informe en su escritorio y no sabe si llegó a su despacho mientras él estaba a cargo, pues en esos días estaban ocupados en preparativos para la entrega a la nueva administración encabezada por el presidente Luis Guillermo Solís.
Aseguró que en su gestión siempre atendió las recomendaciones de la Auditoría y en esta ocasión habría actuado igual de haber recibido el documento.
Según el auditor, los resultados del estudio fueron expuestos el 24 de abril al subdirector de la Fuerza Pública, Nils Ching, y a otros representantes policiales y del área administrativa y financiera; además, se notificó a los jefes responsables en cada área de competencia, pero dijo desconocer si las recomendaciones se han cumplido en las nuevas compras de vehículos que está haciendo la actual administración.
Juan de Dios Araya explicó que su labor −como instancia técnica− es fiscalizar el cumplimiento de la normativa y dar recomendaciones a la administración, para que cada responsable las implemente en el área de competencia; pero, negó que pueda estar en cada proceso administrativo, para ver si lo están haciendo y cómo lo están haciendo, porque para eso “necesitaría tener como 14.000 auditores” para vigilar a cada funcionario.
En el periodo señalado el MSP realizó 28 pedidos de compra por medio de la aplicación del convenio marco 2010 LN-000003-CMBYC, para compra de vehículos administrativos y el convenio marco 2011-LN-000005-CMBYC, para compra de vehículos policiales (254 vehículos administrativos y 305 policiales).
El convenio marco, que tiene una vigencia de cuatro años, es firmado por el Ministerio de Hacienda y los proveedores; es un mecanismo que las instituciones públicas pueden utilizar para adquirir suministros por medio del sistema de compra electrónico Comprared −de dicho Ministerio−, sin tener que hacer carteles ni trámites de licitación, porque el proceso lo realiza Hacienda.
Las deficiencias en los procesos de contratación en el MSP han sido reiteradas durante muchos años, por falta de capacidad de las partes administrativas involucradas, para tener un buen sistema administrativo de requerimientos, especificaciones, trámites y de procedimientos de control para el recibo de los bienes, recordó el auditor.
Eso lo ha venido diciendo la Auditoría en muchos informes, pero la gente cambia. El nuevo ministro pone un órgano ejecutor que trae su propia gente, lo que hace que los avances logrados en algún momento vuelvan atrás y los errores del pasado vuelven a repetirse, afirmó.
El exministro Zamora defendió la cantidad de vehículos comprados por el MSP en la administración de la presidenta Laura Chinchilla, aunque desconoce cuál fue la información que envió la Dirección de la Fuerza Pública a Auditoría, para justificar el número de vehículos que se compró.
Alegó que los datos objetivos de la necesidad que había y de que las compras “no se hicieron a lo loco”, indican que de la flotilla se retiraron de circulación 2.000 vehículos en los últimos años y que hay 476 distritos en el país donde el MSP debe estar presente con vehículos.
Mencionó también que hay unidades especiales de policía que necesitan contar con vehículos, como es el Grupo de Apoyo Operativo (GAO), la policía turística y dependencias como la dirección de inteligencia que se maneja dentro del MSP.
La administración Chinchilla además se vio ante la necesidad de adquirir vehículos para patrullaje en la zona norte.
El presidente Solís acaba de hacer entrega de cien nuevos. Si hubo un exceso en la compra y sobraban los vehículos ¿cómo es posible que un año después estén faltando más?, argumentó Zamora.
Incumplimientos
Entre los incumplimientos en las compras de los vehículos del MSP analizadas por su departamento de Auditoría, se menciona que “existió debilidad en la planificación” de tales adquisiciones, por cuanto la generación de varias órdenes de compra de los vehículos para la Fuerza Pública muestran que al momento de la entrada en vigencia de los convenios marco por el que se hicieron, no se tenían claras las características y cantidad de las unidades que se necesitaba para llenar las necesidades.
Al hacer la comparación del equipo de transporte requerido para el año 2013, según el anteproyecto de presupuesto presentado por el subprograma presupuestario 090-03 (para la compra de equipo de transporte), las cantidades y características de los carros adquiridos por convenio marco no concuerdan con lo planificado.
En la adquisición de un paquete de vehículos del año 2013 sin que conste un proceso de planificación previo, se evidencia el riesgo de no poder asegurar que las cantidades y características de los activos adquiridos son los que efectivamente requería la Fuerza Pública para el cumplimiento de sus funciones sustantivas, anota la auditoría.
El estudio constató que en el proceso de recibo de estos bienes no se elaboró acta de recibo provisional y no participó directamente el Almacén Institucional, instancia que por ley es la responsable de la recepción formal de los bienes adquiridos por el Ministerio.
Consta que el recibo técnico a satisfacción de los vehículos se realizó previo al registro de ingreso por parte del Almacén Institucional, lo que permite inferir que la recepción de estos vehículos no siguió el procedimiento establecido en el reglamento de la ley de contratación administrativa.
No consta en actas la recepción provisional que establece el reglamento y tampoco los documentos que comprueben las fechas exactas en las que fueron recibidos los pedidos de compra, situación inconveniente para los procesos de sanción en caso de incumplimiento de los plazos.
Al 25 de marzo del 2014, fecha de la visita de la auditoría, la sección de garantías del departamento de control vehicular de la Dirección de Transportes −instancia encargada de llevar el control de las garantías y del mantenimiento− no tenía información sobre la lista de vehículos adquiridos y el lugar de su asignación. Eso limita el control eficaz del mantenimiento de las unidades y podría materializarse el riesgo de que estos servicios se pierdan a pesar del costo que tienen en el precio del vehículo, reseñó el informe.
También se determinó que el proveedor, Purdy Motor, en la factura no detalló el valor del vehículo y el valor del mantenimiento contratado.
Esta condición afectó los registros de valor de las unidades y su inclusión en la póliza de seguros, ya que quedaron registradas con lo indicado en la factura, es decir con un valor superior al costo del activo.
Por otro lado, en los contratos por convenio marco con Purdy Motor suscritos por el Ministerio de Hacienda −en los que se detallan los descuentos por volumen ofrecidos por el proveedor−, en ninguna parte se indica que el descuento se aplica sobre el costo del vehículo, sin incluir el costo del mantenimiento.
En ello la auditoría ve riesgo de que se haya aplicado incorrectamente el descuento.
